De peilers van de visie van Horae (bestemming, communicatie, structuur, focus, mensen en leiderschap) vormen het uitgangspunt voor de aanpak.
Richten
De eerste stap in de aanpak van Horae is het richten van de verandering. Hieronder verstaan we het concreet maken van het doel van de verandering: wat wil de organisatie bereiken en waarin verschilt dat van de huidige situatie; op welke processen in de organisatie heeft de verandering betrekking; welke systemen (geautomatiseerd of niet) worden geraakt en vooral op welke medewerkers in de organisatie heeft de verandering betrekking. Zo vertalen we het doel, dat al eerder kan zijn vastgesteld, naar een bestemming voor de verandering (zie visie).Het richten van de verandering leidt tot het SCOPEplan, waarin onder andere:
- de impact op de organisatie (mensen!) wordt gespecificeerd
- de impact op processen en systemen wordt gespecificeerd
- een analyse van de belangen (van individuen en groepen) wordt bepaald en een globale veranderstrategie wordt beschreven.
Het SCOPEplan dient als basis
voor de volgende stap: het inrichten van de verandering.
Het richten gebeurt samen met de
opdrachtgever en een zorgvuldig gekozen "leidende coalitie" voor de verandering.
De coalitie zal bestaan uit medewerkers, die op basis van deskundigheid,
(in)formele macht of geloofwaardigheid in de organisatie worden geselecteerd. Als team zullen
zij een belangrijke voortrekkersrol spelen in het vervolg van het
traject.
Inrichten
De basisgedachte achter het inrichten is dat verandering een structuur vereist. Niets verandert vanzelf. Tijdens het inrichten wordt de weg naar de bestemming bepaald. Met het SCOPEplan in de hand wordt met de leidende coalitie bepaald welke projecten, communicatie, trainingen en coaching nodig zal zijn. Zo wordt het DELTAplan gemaakt, waarin staat beschreven:- het fasenplan, met de opeenvolgende fasen voor de uitvoering; deze fasering wordt bepaald aan de hand van concrete verwachte resultaten en het gewenste detail voor het meten van de verandering gedurende het traject
- het communicatieplan, met de in detail gewenste communicatie per fase (presentaties, nieuwsbrieven, forums, herhaling, uitleg en vooral, voorbeeldgedrag
- de change management structuur, met de organisatie, rollen, namen en verantwoordelijkheden voor het gehele veranderingstraject; in deze structuur is zowel de planmatige kant (program board, stuurgroep, projectmanagement methodiek), als de organisatiekundige kant (cultuur, motivatie, drijfveren, belangen, draagvlak, korte-termijnsuccessen) vertegenwoordigd
- een projecten-plan, met per fase de voorziene taken en mijlpalen, inclusief een inschatting van de benodigde inspanning in tijd en kosten
- een training- en coaching plan, met een overzicht van de benodigde training voor de verandering en de mate en wijze van coaching voor de leidende coalitie en individuele sleutelfiguren voor het veranderingstraject.
Alles in het DELTAplan is gericht
op concretiseren en plannen, onder het motto:
“He who fails to plan, plans to fail”.
Maar, afhankelijk van de aard van de verandering, zal het
zwaartepunt voor het management al snel liggen in het sturen van de organisatiekundige
kant.
Historie, drijfveren, belangen, motivatie en leervermogen van groepen en
individuen bepalen aard en omvang van de juiste aanpak.
Uitvoeren
De volgende stap is tot uitvoering overgaan van de activiteiten zoals vastgesteld in het DELTAplan. De richting is bepaald en de inrichting gereed. Het vluchtschema is bekend, de piloten zijn getraind. Maar de reis moet nog beginnen!Nu komt het er op aan dat de leidende coalitie, standvastig in haar visie, maar flexibel in de uitvoering, de tocht naar de bestemming leidt. Communiceren, plannen monitoren en bijstellen, transparantie tonen en sturen op korte-termijnsuccessen zijn van groot belang. Het is leiderschap dat de verandering stuurt!
Meer informatie over de aanpak van elk van de onderdelen van het DELTAplan vindt u onder artikelen op deze site of is verkrijgbaar via het contactformulier.
